REISE OG UTGIFTSREFUSJONER I TILKNYTNING TIL FORUBUNDETS FASTE AKTIVITETER
International reimbursements: Scroll down
NSBF benytter Visma Net Expense (webapp) og Visma Employee (Android eller iOS) for alle utgiftsrefusjoner i forbindelse med offisielle arrangementer i forbundets regi. Har du registrert reiseregning eller mottatt f.eks dommerbetaling hos NSBF tidligere, så skal du være registrert for bruk av Expense og Employee og behøver kun å opprette nytt passord ved innlogging første gang. Skal du sende inn kjøregodtgjørelse eller annen refusjon for første gang, ta kontakt med forbundsadministrasjonen. Det vil da bli oppretettet en bruker for deg og du vil motta en bekreftelsese-post med lenke til å administrere din brukerprofil i Visma Net Expense/Employee. I Visma Net Expense kan du laste opp de fleste filformater og fra mobiltelefon i appen, for å dokumentere utgifter. Dersom du ikke ønsker å benytte Visma Employee på telefon anbefaler bruk av f.eks. Office Lens (Android, og iOS) til å dokumentere og redigere utlegg for bruk i Visma, blant annet fordi du kan kombinere flere bilder av relaterte utgifter til én pdf-fil.
Reise- og utgiftsrefusjoner vil bli behandlet som lønn av Idrettens Regnskapskontor, men blir ikke skattlagt. Utbetaling skjer inntil 2 ganger i måneden, den 1. og den 15, med mindre annet er eksplisitt avtalt med forbundskontoret. Normalt refunderes alle rimelige, forhåndsgodkjente og dokumenterbare utgifter til reise og lignende. Dette er som oftest utgifter i forbindelse med dommerreiser, kurs, YBC og Little League, og møter i forbundets regi. Refusjoner til kost gis etter bestemte satser:
Frokost: inntil kr 50,-
Lunsj: inntil kr 100,-
Middag: inntil kr 200,-
For utgifter til drikke refereres det til NSBF sin policy.
I henhold til regnskaploven skal alle utgifter dokumenteres med kvitteringer som viser faktisk kjøp. Terminalkvittering ved bruk av f.eks. visakort, hvor kun totalbeløpet fremkommer og ikke hvilken vare eller tjeneste som er kjøpt, godtas ikke. Utgifter som mangler dokumentasjon i henhold til regnskapsloven, vil ikke bli refundert.
VISMA Net Expense - generelt
VISMA Expense og VISMA Employee kan benyttes i med app på telefon eller nettbrett (Android eller iOS), eller som app på web.
Ved førstegangs innlogging vil du bli bedt om å opprette nytt passord. Etter å ha logget deg inn på din profil med ditt nye passord, velg Visma.net og sørg først for å sjekke at kontakt- og personinformasjon er korrekt, eller korriger det som eventuelt er feil.
Ved opprettelese av en reiseregning, kjørebok eller utlegg får du mulighet til å angi «avdeling», «prosjekt» og «employee». Ikke bruk tid på å lete frem f.eks. hvilket prosjektnummer du tror er riktig. Dersom du ikke kjenner til dette, vil vi korrigere det ved godkjennelse av reiseregningen. Det er derimot viktig at du angir formålet/beskrivelsen av reisen så korrekt som mulig slik at utgiften kan plasseres på riktig prosjekt.
Husk å laste opp all dokumentasjon på utgifter det søkes refusjon for. Kun gjenpart av kvittering fra betalingstermainal som ikke også angir hva som er innkjøpt, godtas ikke som dokumentasjon på utlegg i henhold til bokføringsloven.
International reimbursements and pay
According to Norwegian tax law, reimbursements and fees paid to individuals must be reported as «salary», even if the amount is not taxed. Please fill out the form and send it to baseball@nif.idrett.no.
The following must be attached:
* Photo copy of your passport (for identification)
* Quality picture(s)/pdf(s) of your receipts. Receipts must state the item purchased. By Norwegian accounting law, visa transaction slips are not recognized as receipts.
